Forstå Workflows

Workflows er et automatiseret hændelsesudløsningssystem, der hjælper dig med at strømline og automatisere handlinger i systemet.

Et workflow udfører automatisk bestemte handlinger, når givne betingelser (kaldet triggere) opfyldes — hvilket sparer tid og sikrer ensartede processer.

Hvert workflow består af to hovedkomponenter:

• Workflow-skabeloner – definerer hvad der skal ske og hvornår.

• Workflows – de faktiske instanser, der kører, når triggere aktiveres.

Workflow-skabeloner

En workflow-skabelon er en skabelon (eller opskrift), der definerer rækkefølgen af handlinger, triggere og eventuelle betingelser.
Skabeloner administreres under:
Automation → Workflows

På denne side kan du:

• Se en liste over alle eksisterende workflow-skabeloner

• Klikke på Opret ny skabelon for at åbne Workflow Builderen

Skabelonens struktur

En workflow-skabelon bygges op af noder, der forbindes i et visuelt flowdiagram.

Hver skabelon består af følgende dele:

1. Trigger
   Definerer hvornår workflowet starter.

   Eksempel: “Medlem oprettet” eller “Formular indsendt.”
   Du kan tilføje flere triggere, men dette vil oprette separate skabeloner for at undgå forvirring senere.

2. Modifikatorer (valgfrit)
   Ændrer, hvornår eller hvordan et workflow kører. Modifikatorer kan:

   • Filtrere (begrænse omfanget)

   • Tilføje forsinkelser (tidsplanlægning)

   Modifikatorer anvendes i den rækkefølge, de tilføjes.

3. Handlinger
   Definerer hvad der sker, når workflowet kører — f.eks. sende en e-mail, opdatere en post eller aktivere et webhook.
   Du kan tilføje flere handlinger, som udføres i rækkefølge fra top til bund.

Alle noder skal forbindes med linjer — fra en triggers output til en handlings input.
Noder, der ikke er forbundet til en trigger, ignoreres ved gemning.

Opret en workflow-skabelon

Følg disse trin for at oprette en ny skabelon:

1. Gå til Automation → Workflows → Workflow Templates

2. Klik på + Ny skabelon (øverst til højre) for at åbne Flow Builderen

3. Klik på den øverste pladsholder for at vælge din trigger

1. Klik på den næste pladsholder for at vælge din handling

1. Indtast eventuelle nødvendige parametre for handlingen, f.eks. modtagere eller indhold.

   Se afsnittet Modtagere nedenfor for tilgængelige muligheder.

1. Klik på Gem skabelon, og angiv et navn og eventuelt en beskrivelse.

Tilføj en modifikator (valgfrit)

For at forfine workflowet:

1. Åbn Modifikatorlisten i højre side af builderen.

2. Vælg den ønskede modifikator — en ny node vises.

3. Slet forbindelsen mellem trigger og handling.

4. Opret nye forbindelser:
   Trigger → Modifikator → Handling

Slet en node eller forbindelse

For at slette en node eller forbindelse:

• Klik på elementet for at markere det.

• Tryk på Delete eller Backspace.

Modtagere

Når du konfigurerer en handling, kan du vælge hvem der skal modtage den.

Faste modtagere

• En specifik bruger

• En rollebaseret gruppe (f.eks. Administratorer eller Personale)

Dynamiske modtagere

• Berørt bruger – den bruger, der er knyttet til triggeren.
  Eksempel: Hvis triggeren er “Medlem oprettet”, bliver det nye medlem modtageren.

• Alle brugere – alle aktive brugere

• Alle medlemmer – alle aktive medlemmer

• Alt personale – alle aktive medarbejdere

Webhooks

Du kan bruge handlingen Trigger Webhook til at integrere eksterne systemer.
Dette gør det muligt for workflowet at kommunikere med andre applikationer.

Opsæt et webhook

1. Gå til Automation → Workflows → Webhooks

2. Klik på Tilføj godkendelse, vælg godkendelsestype og indtast legitimationsoplysninger

1. Klik på Tilføj endpoint, og angiv:

   • Webhookets URL

   • Anmodningstype (GET, POST osv.)

   • Den godkendelse, du har oprettet

Brug et webhook i et workflow

1. I Workflow Builderen: vælg din trigger

2. Tilføj handlingen Trigger Webhook

3. Vælg det endpoint, du har oprettet

4. (Valgfrit) Klik på Tilføj parameter for at definere nøgle–værdi-par til webhooket
   Dette giver mulighed for at sende specifikke workflow-data til det eksterne system.

Redigering af workflow-skabeloner

Eksisterende workflow-skabeloner kan ikke redigeres direkte.
Dette forhindrer problemer med workflows, der allerede kører.

For at foretage ændringer:

1. Klon den eksisterende skabelon

2. Foretag dine ændringer i klonen

3. Gem den som en ny skabelon

4. Slet den gamle version, når den nye er bekræftet

Denne metode sikrer, at igangværende workflows ikke påvirkes.

Workflow-instanser

Når en trigger-hændelse opstår, oprettes der automatisk en workflow-instans baseret på den tilsvarende skabelon.

Du kan se alle aktive og fuldførte workflows under:
Automation → Workflows → Workflow List

Her kan du:

• Overvåge status for workflows

• Klikke på et workflow for at se detaljer for hvert trin

Oversigt