En task-skabelon (opgaveskabelon) giver mulighed for at samle flere forskellige handlinger i én enkelt bookbar proces.
Med en task-skabelon kan et potentielt medlem f.eks. booke en prøvetime, oprette en konto, tilmelde sig et medlemskab, købe et produkt og planlægge et opfølgende møde en måned senere — alt sammen på én gang og med samlet fakturering.
Der er to hoveddele i task-systemet:
-
Task-skabelonen, som er opskriften på opgaven
-
Tasken, som genereres enten ved booking eller manuelt
Task-skabelon
En task-skabelon bygges op af flere noder, der bestemmer opgavens forløb.
De tilgængelige node-typer er:
-
Booking
Gør det muligt at tilknytte et program til tasken. Dette opretter automatisk en personlig klasse for medlemmet, der har booket, og genererer et skift (vagt) tilknyttet klassen. -
Custom task
Tillader oprettelse af brugerdefinerede opgaver, der ikke passer ind i andre nodetyper. -
Invoice
Angiver, om der skal oprettes en kladde-faktura til tasken, som indeholder de tilføjede produkter og medlemskaber. -
Membership
Gør det muligt at tildele et medlemskabstype til tasken. Medlemskabet oprettes automatisk for medlemmet, og hvis en Invoice-node er valgt, tilføjes medlemskabet til fakturaen. -
Product
Gør det muligt at tildele produkter til tasken. Hvis Invoice er aktiveret, tilføjes produkterne automatisk til fakturaen.
Modifikatorer
Næsten alle noder kan udvides med modifikatorer, som giver mere kontrol over den enkelte opgave.
Ikke alle modifikatorer er relevante for alle noder, så tilgængeligheden varierer.
De tilgængelige modifikatorer er:
-
Default location
Angiver et standardsted for booking. En global standardlokation kan opsættes under Gym Settings, men denne modifikator overskriver den. -
Responsible
Tildeler en node til en bestemt medarbejder, rolle eller personalgruppe for at begrænse adgangen til den. -
Time restriction
Angiver en estimeret behandlingstid for noden. Du kan vælge, om tiden skal tælle med i opgavens samlede varighed, og om der skal oprettes et skift (vagt) for den.
Hvis en nodes tidsbegrænsning ikke tæller med i opgavens varighed, behandles den som en intern note og påvirker ikke de øvrige noder.
Opret en task-skabelon
-
Gå til Automation → Tasks → Task Templates
-
Klik på Add Task Template øverst til højre for at åbne Task Template Builder
-
Klik på en node-type i listen for at tilføje den til skabelonen
-
Udfyld felterne med de ønskede værdier og indstillinger
-
Modifikatorer findes i den øverste værktøjslinje på hver node
-
-
Invoice-noden placeres som standard nederst i skabelonen, da fakturering typisk sker, når opgaven udføres.
(Dette kan ændres manuelt, når opgaven oprettes.)
-
Klik på Save Template
-
Vælg, om skabelonen skal være bookbar via bookingwidgeten
-
Angiv, om varigheden skal vises i widgeten eller kun starttidspunktet
-
Medarbejdergrupper
Det er nu muligt at oprette medarbejdergrupper for mere detaljeret kategorisering af medarbejdere i task-skabeloner.
Dette gøres ved at:
-
Gå til medarbejderens profil
-
Klik på Rediger profil
-
Tilføj eller tildel en gruppe til medarbejderen
Booking-widget
For at muliggøre booking af task-skabeloner er der oprettet en ny booking-widget, som kan integreres på ethvert website via HTML.
Opsætning af widgeten
-
Opret en API-nøgle til det domæne, hvor widgeten skal bruges:
-
Gå til Chain Settings → Widget Controls
-
Tilføj domænenavnet og generér en API-nøgle
Nøglen vises kun én gang. Hvis du mister den, skal du slette og generere en ny.
-
-
Indsæt widgetens integrationskode på din hjemmeside
-
Tilføj API-nøglen til HTML-elementet
Synlighed i widgeten
For at en skabelon kan bookes gennem widgeten:
-
Sørg for, at Visible through booking widget er aktiveret i skabelonens indstillinger.
Tilgængeligheden afhænger af, om der er medarbejdere med planlagte vagter, der ikke allerede er tildelt en klasse eller opgave.
Du kan også angive generel tilgængelighed for en medarbejder via profilindstillingerne (valg af ugedage). Dette gør medarbejderen bookbar inden for åbningstiden.
Yderligere attributter
-
Fjern
data-gym-idfor at starte widgetflowet med valg af gym. -
Ændr
data-languagefor at matche websitet (tilgængelige sprog:da,de,en,es,fi,fr,nb,nl,sv).
E-mail-skabeloner
To nye e-mail-skabeloner kan tilpasses under Gym Settings:
-
Bekræftelse af task-booking – sendes ved ny booking
-
Velkomstmail til gæster – sendes til nye potentielle medlemmer
Task (opgave)
Når en task-skabelon bookes, oprettes der en ventende opgave, som skal godkendes af en owner eller box manager, før den frigives.
Godkendelse af en task
-
Gå til Automation → Tasks → Task List
-
Find de ventende tasks øverst på listen
-
Klik på den task, du vil godkende
-
Klik på Approve Task i øverste højre hjørne
Når en task er godkendt, kan den udføres af de ansvarlige medarbejdere.
Fuldførelse af task-noder
Alle medarbejdere kan fuldføre task-noder, de er tildelt gennem skabelonen.
Ubehandlede task-noder vises i Dashboard Overview:
De kan også ses i Automation → Task Overview, hvor de vises i kalendervisning.
Du kan skifte til listevisning i øverste højre hjørne for at se alle kommende noder som en liste.
For at markere en node som fuldført:
-
Klik på fluebenet i nodeværktøjslinjen
-
Alternativt kan du markere den som annulleret
Når alle noder er fuldført, markeres hele tasken som komplet.
Automatisk fuldførelse
Visse handlinger markeres automatisk som fuldførte uden brugerinput, f.eks. når:
-
Et medlemskab er oprettet og faktureret
-
Et produkt er blevet faktureret
-
En klasse oprettet via en booking-node er afsluttet med deltagelse
-
En kladde-faktura er blevet konverteret til en åben faktura
Task-notifikationer
De ansvarlige medarbejdere for en node modtager en push-notifikation, når de har en kommende eller udløbet opgave.
Derudover kan der opsættes en notifikation, som sendes, når en ny task bookes og er klar til godkendelse.
Alle indstillinger for notifikationer findes under:
Gym Settings → Task Settings