Facilitering af møder mellem medlem og coach via opgaveautomatisering

Formål

Målet er at skabe et problemfrit workflow, hvor en coach kan booke et møde på vegne af et medlem og sikre, at medlemmet automatisk får besked om bookingen.

Forudsætninger

Denne løsning benytter platformens Opgavemodul. Det giver personalet mulighed for at oprette en opgave på vegne af et medlem, hvilket simulerer en selvbetjent booking. Denne handling udløser en automatisk bookingbekræftelse via e-mail til medlemmet baseret på centrets specifikke e-mailskabeloner.

Fase 1: Oprettelse af opgaveskabelon

For at sikre konsistens skal mødets parametre først defineres i en skabelon:

1. Gå til skabeloner: Gå til fanen Automatisering i venstre menu, klik på Opgaver, og vælg Opgaveskabeloner.

2. Tilføj ny skabelon: Klik på knappen Tilføj opgaveskabelon i øverste højre hjørne.

3. Vælg Brugerdefineret opgave: Vælg Brugerdefineret opgave fra listen for at oprette en skræddersyet post til dit møde.

4. Definer opgaven:

   • Beskrivelse: Indtast en intern beskrivelse (f.eks. "Medlemscoaching og fastholdelsesmøde"). Bemærk: Dette felt er til internt brug for personalet og er ikke synligt for medlemmet.

   • Tildeling: Vælg en specifik coach eller en medarbejdergruppe. Det er disse brugere, der bliver ansvarlige for og får besked om at udføre opgaven.

   • Planlægning (valgfrit): Klik på ur-ikonet i øverste højre hjørne af feltet for at definere en tidsramme eller generere en tilsvarende vagt.

5. Gem: Klik på Gem skabelon, giv den et genkendeligt navn og beskrivelse, og bekræft.

Fase 2: Aktivering af bookingen

Når skabelonen er klar, kan en coach manuelt booke medlemmet:

1. Gå til opgavelisten: Naviger til Automatisering > Opgaver > Opgaveliste.

2. Start booking: Klik på knappen Opret booking for medlem.

3. Konfigurer detaljer:

   • Vælg Medlem.

   • Vælg den Opgaveskabelon, der blev oprettet i Fase 1.

   • Vælg Startdato.

   • (Valgfrit) Angiv en Slutdato, hvis du ønsker at overskrive den standardtidsramme, der er defineret i skabelonen.

Fase 3: Opgave- og kommunikationsflow

• Besked til medlemmet: Umiddelbart efter bookingen er gemt, modtager medlemmet en automatisk bekræftelses-e-mail med mødedato og opgavens navn.

• Besked til personalet: På dagen for det planlagte møde vil relevante medarbejdere kunne se opgaven fremhævet på deres Dashboard-oversigt.

• Administrering: Alle udestående opgaver er synlige for autoriseret personale via siden Opgaveoversigt, hvilket sikrer nem opfølgning.

Skalérbarhed og automatisering

Dette manuelle setup fungerer som fundament for bredere automatisering. Ved at integrere denne skabelon i et Workflow, kan du automatisk udløse coachingsessioner baseret på medlemsmilesten (f.eks. 30 dage efter oprettelse). Dette forvandler en manuel bookingproces til et stærkt værktøj til medlemsfastholdelse.